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Grupo Softland | Softland Costa Rica

Módulo Contabilidad General

El Módulo de Contabilidad General de la Solución Financiera – Contable de Softland ERP trabaja con base en el listado de las cuentas contables que serán involucradas en la generación de asientos contables.

Contabilidad General tiene integración con los demás módulos que componen el Área Financiera, Comercial (Ventas e Inventario), Industrial (Manufactura) y Recursos Humanos & Nómina para la recepción automática de asientos contables, y brinda a los mismos el catálogo contable para que se generen dichos asientos.

Características:

1. Parametrización del módulo de acuerdo a sus características

  • Estructura configurable de cuentas contables de hasta 25 caracteres alfanuméricos.
  • Facilidad de copia del catálogo contable a otras compañías, total o parcial, si no concuerda con la misma máscara contable.
  • Utilización de centros de costo.
  • Manejo de unidades de medida a nivel contable, de modo que se permite conocer el saldo de una cuenta contable, tanto en monto como en las unidades de medida participantes en las transacciones.
  • Posibilita trabajar con dos tipos de contabilidad: fiscal y corporativa.
  • Manejo opcional de doble moneda (local o funcional y dólar o reporte) con conversiones automáticas y flexibles que son implementadas de acuerdo al Estándar Internacional FASB52 o actualmente conocida como NIC 21 (tanto traducción como remedición financiera).
  • El sistema da la posibilidad de balanceo automático de asientos así como el uso de cifras de control para facilitar la creación de asientos restringidos a ciertos montos. Además provee una función que ayuda al usuario a determinar cuándo un asiento se encuentra desbalanceado, la cantidad faltante para el balance, la sumatoria de los montos en créditos y débitos, y su comparación con la cifra de control.

2. Manejo fácil de las operaciones básicas y automatización de transacciones

  • Se pueden crear paquetes contables en el diario de la contabilidad sobre los cuales se pueden definir privilegios de escritura y lectura que agrupen asientos que estén ligados por características semejantes o que pertenezcan al mismo tipo de proceso contable, con lo cual se facilita el proceso de aplicación de asientos al mayor.
  • Para un mayor detalle de la contabilidad general, es posible definir subtipos de asientos, lo que permite consultar en una forma más rápida y ordenada la información.
  • Permite hacer un “resumen” de un asiento: en caso de que un asiento presente varias líneas definidas con la misma cuenta en los Débitos, por ejemplo, con esta nueva opción se da la posibilidad de unificar las “n” líneas en una sola y sumar todos los montos de cada una en un total. Esta funcionalidad aplica de igual forma para los Créditos.
  • Hace posible visualizar y analizar asientos agrupados por centro de costo, cuenta contable, número de NIT (Número de Identificación Tributaria), fuente o referencia en común.
  • Define plantillas de Asientos Recurrentes con características específicas, ya sea de edición de monto o de un porcentaje que se utilizan con frecuencia, los cuales podrán insertarse en los paquetes contables cada vez que se requiera.
  • Se pueden crear plantillas de Asientos Distribuidos para sus provisiones que permiten definir un movimiento que varía según los saldos o movimientos que hayan tenido otras cuentas contables en un periodo determinado.
  • Permite definir plantillas de Asientos Diferidos, la periodicidad de amortización y las cuentas que debe afectar dicho movimiento tanto de activo, pasivo, ingreso o gasto de acuerdo a cuál sea el movimiento.
  • El sistema puede realizar anulaciones y reversiones de asientos en el mayor dependiendo de si el periodo se encuentra abierto o cerrado para no modificar estados financieros.

3. Facilidad en la generación de consultas y reportes

  • El sistema brinda consultas de saldos de cuentas contables y transacciones realizadas en un periodo dado desde varias perspectivas: por centro de costo, por periodo contable, por NIT y saldos promedio, y además, provee la opción de hacer dichas consultas antes o después del cierre contable.
  • Reportes contables predefinidos que incluyen Balanza de Comprobación por Cuentas Contables y Centros de Costo, Balance General y Estado de Resultados.
  • Compatibilidad con Microsoft Office® para generación de estados financieros a la medida y consolidación de contabilidades. Se cuenta con una opción llamada “Macro de Excel” que permite al usuario generar estados financieros mediante la ejecución de funciones de extracción de datos del Módulo de Contabilidad.

4. Complemento de procesos especiales

a) Consolidación de compañías

  • Capacidad de reflejar en la contabilidad de una compañía el resultado de los movimientos de una o más empresas mediante el proceso de consolidación, que a su vez puede reflejar los movimientos de otras compañías para las contabilidades fiscales, corporativas o ambas.
  • Permite utilizar diferentes niveles de jerarquía definiendo a cada compañía en cuál empresa se consolida.
  • Consolidación para compañías con catálogo contable, iguales o diferentes.
  • Facilidad en el proceso de consolidación para reversar un período consolidado para efectos de enviar un movimiento de ajuste de otras compañías.
  • Permite la reversión de asientos de consolidación.

b) Diferencial cambiario

  • Permite definir para cada cuenta contable si el proceso de diferencias cambiarias que la afectará será el que se ejecute desde la contabilidad, desde los auxiliares, o si no convierte de acuerdo al Estándar Internacional FASB52 (tanto traducción como remedición financiera).

c)Interface con Microsoft Office Excel

  • Puede importar asientos al diario de la contabilidad a partir de archivos de texto o MS Excel.
  • Puede exportar asientos del mayor a un archivo de texto, de modo que puedan ser utilizados por otras compañías.

d) Cierres anuales

  • No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de fin de período en forma separada para la contabilidad fiscal y corporativa.
  • Permite la introducción de asientos retroactivos de acuerdo al nivel de privilegios de los usuarios.
  • Es posible el registro de movimientos en nuevos períodos fiscales aún sin haber realizado el cierre del período anterior.
  • Permite a su vez el ingreso de movimientos en períodos anuales cerrados, realizando posteriormente el ajuste sobre el cierre anual modificado para asegurar la integridad de la información y de acuerdo con el nivel de privilegios de los usuarios.
  • Cuenta con funciones para dejar pistas de auditoría que permiten determinar el origen de las transacciones, así como dar seguimiento a las actividades de registro y modificación de datos contables.

d)Cuadre de auxiliares

  • Proceso guiado por un Asistente (Wizard) que permite la conciliación de cuentas contables entre el Módulo de Contabilidad
  • General y sus auxiliares: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Control Bancario, Activo Fijo e Inventario.
  • Detalle de información del número de documento y asiento que presenta problemas de diferencias entre el Auxiliar y Contabilidad General.
  • Detalle de información del número de transacción ingresada directamente desde Contabilidad General, producto de otro auxiliar, no contabilizados o contabilizados fuera del periodo que se está analizando.
  • Incorpora una carpeta de consulta en el detalle de cada asiento contable que permite presentar la información resumida por centro de costo y cuenta contable.
  • Permite guardar el cuadre de auxiliares en la base de datos e imprimir un reporte para respaldar el mismo en forma física.